Você sabe quais são os processos e as atividades realizadas para que a informação tratada pela Memória chegue até você?

Assim que recebemos o acervo doado, é realizada uma série de procedimentos intelectuais e físicos (identificação e análise documental, arranjo, higienização, digitalização, acondicionamento, descrição, indexação e pesquisa) para que o documento seja acessado. Vamos saber quais são?

Identificação e análise documental – É realizada uma análise dos documentos e pesquisa, para entender qual o contexto de cada item recebido e para que seja identificado.

Arranjo – O arranjo de um conjunto de documentos é um processo de ordenação que demonstra as funções e atividades do detentor do fundo. Assim, o acervo recebido é dividido em séries e subséries a fim de distribuir os documentos do arquivo de acordo com suas semelhanças e diferenças, podendo ser separados por atividade, instituição ou assunto, dependendo do tipo de acervo recebido (pessoal ou institucional).

Higienização – É a preparação dos documentos para o processamento técnico. Dependendo da maneira e do tempo de uso e guarda, os documentos necessitam ser higienizados para o acondicionamento adequado com o intuito de melhor preservar o suporte em que está a informação, seja ele um papel, uma fita k7 ou fotografia. Nesse processo, são retirados grampos, fitas adesivas ou qualquer metal em contato com o suporte em que está a informação, verificando se tem fungos ou outros organismos.

Digitalização – Após a análise, a ordenação e higienização, os documentos estão prontos para serem digitalizados. Assim, os documentos físicos são transformados no formato digital, sendo armazenados em sistemas eletrônicos para facilitar sua recuperação, compartilhamento e utilização. Não é uma atividade obrigatória, podendo ser seguida de acordo com a política da instituição.

Descrição – Em seguida, os documentos são descritos, contendo os dados e metadados como assunto, título, data, entre outros, e essas informações são disponibilizadas na plataforma. É uma atividade intelectual que demanda competências de interpretação textual e conhecimento histórico acerca do produtor e de sua época. Desta forma, ao descrever, é essencial conhecer o conteúdo e o público que o acessa, pois esse conhecimento possibilita traçar estratégias para alcançar o seu usuário.

Acondicionamento – Os documentos são acondicionados e arquivados buscando preservar o máximo possível a sua estrutura física. Assim, a atenção nesse processo são os tipos de materiais que envolverão essa guarda, que deverá ser em papel e caixas neutras. É importante preservar o documento físico, pois a digitalização do mesmo não significa que o documento pode ser eliminado, pois nesse processo é gerado um representante digital que não substitui legalmente o documento original.

Indexação – Para ter acesso aos principais elementos dos documentos é necessário realizar o tratamento da informação. A indexação tem por objetivo expressar de forma mais fiel possível a representação dos dados do conteúdo de um documento para sua recuperação pelo usuário do acervo. É uma atividade intelectual que busca definir quais os termos que melhor refletem os documentos de acordo com o que seria utilizado pelo pesquisador/usuário, para que seja possível o seu acesso.

Pesquisa – Como demonstrado anteriormente, a pesquisa está presente em todo o processo de tratamento do acervo e da informação. Esta atividade acontece desde a análise e identificação do documento até o seu acesso pelo pesquisador/usuário. Por isso, na organização de um acervo é necessário ter conhecimento tanto técnico quanto histórico e sobre o contexto de criação dos documentos. Para acessar todo o acervo, consulte o site da Memória da Eletricidade, ou envie seu pedido de pesquisa pelo e-mail acervoepesquisa@memoriadaeletricidade.com.br.